VerbavoxDettatura vocale e GDPR: cosa sapere se lavori con dati sensibili
Questa guida è informativa e non è una consulenza legale. Se tratti dati di clienti, pazienti o assistiti, confrontati con il tuo responsabile della protezione dei dati o con un legale prima di scegliere uno strumento.
Detto questo, ci sono domande pratiche che puoi farti da subito. Servono a capire cosa succede alla voce e al testo quando detti.
Perché la dettatura riguarda la protezione dei dati
Quando detti una frase come «il signor Rossi ha un appuntamento giovedì per la visita cardiologica», stai pronunciando dati personali. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) definisce dato personale qualsiasi informazione che riguardi una persona identificabile (art. 4). Se il contenuto riguarda la salute, rientra tra le categorie particolari di dati, con regole più stringenti (art. 9).
La stessa frase, in forma di audio o di testo, può quindi essere un dato personale. Dettarla significa farla passare da uno strumento. La domanda è: quale?
Cosa cambia tra cloud e locale
Se lo strumento invia l’audio a un servizio online, quel fornitore tratta dati personali per tuo conto. Di solito questo richiede un accordo con il fornitore, che il GDPR chiama nomina del responsabile del trattamento (art. 28), e attenzione a dove vengono elaborati i dati, soprattutto se fuori dall’Unione europea (capo V, artt. 44 e seguenti).
Se lo strumento elabora la voce solo sul tuo computer, l’audio non viene comunicato a un fornitore. Questo riduce i soggetti coinvolti, ma non elimina le tue responsabilità: resti tu a decidere dove salvi il testo, chi lo vede e per quanto tempo lo conservi.
Le domande da fare a qualsiasi strumento
- L’audio lascia il mio dispositivo? Se sì, dove viene elaborato?
- Audio e testo vengono conservati? Per quanto tempo?
- Vengono usati per migliorare o addestrare i modelli del fornitore?
- Il fornitore offre un accordo di trattamento dei dati?
- Cosa succede ai dati se smetto di usare il servizio?
- Posso verificare da solo cosa fa lo strumento? Per esempio, funziona con la rete spenta? Vedi dettatura vocale offline.
Cosa fa Verbavox, e cosa resta a te
Verbavox elabora la voce solo sul tuo Mac. Non invia audio o testo ad alcun server, l’audio resta in memoria solo mentre tieni premuto il tasto e le trascrizioni non vengono salvate. La rete serve per scaricare il modello, verificare la licenza e controllare gli aggiornamenti. I dettagli sono nella pagina Privacy dei dati.
Per fare il suo lavoro, l’app mette per un istante il testo negli appunti per incollarlo e poi ripristina quello che avevi copiato. Cosa succede al testo dopo che è nel tuo documento o nella tua email, e dove lo salvi, dipende da te e dalle app che usi.
Se lavori con dati sensibili, il passo giusto è chiedere al tuo consulente se lo strumento è adatto al tuo caso, e portare con te questa lista di domande.