Dettare le email più in fretta: un metodo in cinque passi

Dettare un’email può essere più rapido che scriverla, ma solo se eviti l’errore tipico: parlare a ruota libera e poi passare più tempo a sistemare che a scrivere. Questo metodo in cinque passi funziona con qualsiasi strumento di dettatura, da quello del Mac a Verbavox.

1. Prepara tre punti prima di parlare

Prima di premere il tasto, decidi cosa deve dire l’email: di cosa si tratta, cosa chiedi, entro quando. Tre punti bastano. Se parti senza, finisci per dettare pensieri a metà.

2. Detta una frase per volta

Parla a frasi complete e fai una piccola pausa dove metteresti il punto. Le frasi brevi vengono trascritte meglio e si correggono più in fretta. Se usi uno strumento a tasto premuto, rilascia a fine frase.

3. Tieni pronte le formule fisse

Saluti e chiusure sono le parti più ripetitive, ed è lì che dettare fa guadagnare più tempo:

«Gentile dottoressa Ferri,» / «Buongiorno Marco,»
«Le scrivo per confermare…» / «Ti scrivo per chiederti…»
«Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento.»
«Cordiali saluti,» / «A presto,»

4. Controlla le quattro cose che sbaglia sempre

Qualsiasi strumento di dettatura può sbagliare soprattutto su questi punti. Rileggili prima di inviare:

Nomi propri e cognomi, di persone e aziende.
Date e orari.
Cifre e importi.
Indirizzi email e link, che conviene sempre scrivere o incollare.

5. Rileggi prima di inviare

Una rilettura veloce vale la pena anche con la dettatura migliore. Puoi fare così: detta tutto il corpo del messaggio, poi rileggi dall’inizio con gli occhi, non con l’orecchio.

Un esempio

Detto a voce, come viene naturale:

Gentile dottoressa Ferri, le scrivo per confermare l’appuntamento di giovedì alle dieci. Le porto i documenti che mi aveva chiesto. Resto a disposizione. Cordiali saluti, Giulia Bianchi.

Prima di inviare, controlli nome, giorno, ora e cognome. Il resto è già pronto.

La punteggiatura

Con la dettatura di macOS e con quella di Windows devi pronunciare la punteggiatura a voce: «punto», «virgola», «a capo». Trovi i dettagli nelle guide per Mac e Windows 11. Gli strumenti basati su Whisper tendono invece a inserire la punteggiatura da soli, ma la qualità va sempre verificata sul tuo testo.

Dove si può dettare

Una dettatura che scrive nel campo selezionato funziona in qualsiasi programma di posta. Verbavox incolla il testo nel campo che ha il focus, quindi in linea di principio vale per Mail, Outlook e le caselle web. Non abbiamo ancora provato ogni app: se una si comporta in modo strano, scrivici dalla pagina Supporto.

Per provare questo metodo con la tua voce, scarica Verbavox: la prova è di 30 giorni e non richiede registrazione.